AI automatizācija mazam uzņēmumam var ietaupīt laiku, bet tā var arī kļūt par eksperimentu, kuram nav gala. Atšķirība parasti nav tehnoloģijā, bet tajā, vai darbs, ko automatizē, ir skaidri definēts un atkārtojas.
Šeit ir kritēriji, pēc kuriem varat atšķirt vienu no otra.
Cik uzņēmumu tiešām lieto AI
Eurostat dati rāda, ka 2025. gadā ES uzņēmumu, kas lietoja AI, bija 19,95%, un mazo uzņēmumu vidū šī daļa bija 17%, lielajos 55,03% (Eurostat). Biežāk AI izmanto mārketingā vai pārdošanā (34,7% no AI lietotājiem) un uzņēmuma administrēšanā (31,05%).
Mēs šeit nedodam Latvijas skaitli, jo nesaņēmām tam pārbaudītu primāro avotu. Svarīgākais secinājums ir cits: mazie uzņēmumi AI lieto retāk, un viņiem trūkst gatavu sadalījumu. Tāpēc izvēle jāveic apzināti.
Kur AI mazam uzņēmumam parasti atmaksājas
AI vislabāk strādā uzdevumos, kuros ir daudz atkārtotu, bet nedaudz atšķirīgu ievaddatu, un kuros kļūdu var salabot. Biežākie piemēri:
- Ienākošie e-pasti un pieteikumi. Šķirošana pēc tēmas un steidzamības, sagatavoti atbilžu melnraksti, kurus apstiprina cilvēks.
- Telefona zvani. Zvanu pieņemšana ārpus darba laika, pieraksts vai ziņas pārsūtīšana atbildīgajam. Plašāk skatiet rakstu par AI telefona asistentu.
- Dokumenti un rēķini. Datu nolasīšana no PDF vai skenējuma un nodošana grāmatvedībai ar pārbaudi.
- Atbildes uz atkārtotiem jautājumiem. Sarunbots ar jūsu saturu, nevis ar vispārīgām atbildēm. Par rezultātiem rakstām rakstā par čatbotu.
Kopīgā iezīme: process ir skaidrs, rezultātu var pārbaudīt un, ja AI kļūdās, cilvēks to pamana.
Kur AI dedzina budžetu
Budžets tiek iztērēts, ja:
- Process nav sakārtots. AI automatizē haosu ātrāk. Ja nezināt, kā tagad tiek apstrādāts pieteikums, automatizācija to nenoskaidros.
- Nav skaidra rezultāta. “Ieviest AI” nav mērķis. Mērķis var būt “atbildēt uz pieteikumu stundas laikā” vai “ievadīt rēķinus bez pārrakstīšanas”.
- Kļūda ir dārgāka par ietaupījumu. Ja viena kļūda maksā vairāk nekā desmit pareizi izpildīti darbi ietaupa, bez cilvēka pārbaudes to nevar uzticēt AI.
- Dati nav sakārtoti. Ja zināšanas ir izkaisītas pa tabulām un galvām, sarunbots atbildēs tikai to, ko zina.
- Rīks izvēlēts pirms uzdevuma. Tas ir visbiežākais iemesls pirmā projekta izgāšanai.
Dati, GDPR un AI regula
Pirms dodat klientu datus ārējam AI pakalpojumam, noskaidrojiet, kur tie tiek apstrādāti, vai tos izmanto modeļu apmācībai un vai ir datu apstrādes līgums. Mūsu pieeja ir piedāvāt risinājumus, kur dati paliek ES, un cilvēks apstiprina svarīgākās darbības. Konkrētus piegādātājus un modeļus projekta sākumā izvērtējam kopā ar jums.
Eiropas Komisija norāda, ka AI regula stājās spēkā 2024. gada 1. augustā, aizliegtās prakses un AI pratības prasības ir spēkā kopš 2025. gada 2. februāra, bet vispārējā piemērošana sākas 2026. gada 2. augustā; tostarp pienākums paziņot cilvēkam, ka viņš sazinās ar mašīnu, piemēram, sarunbotu (Eiropas Komisija). Praktiski: ja klients runā ar AI asistentu, tas jāpasaka skaidri. Tāpat jāpārbauda, vai konkrētā lietošanas joma neietilpst augsta riska kategorijā.
Kā sākt, nepārtērējot
Piecu soļu plāns mazam uzņēmumam:
- Izvēlieties vienu darbu, kas atkārtojas katru nedēļu un aizņem ievērojamu laiku.
- Pierakstiet pašreizējo procesu un to, cik laika tam tagad vajag.
- Definējiet rezultātu, ko varat pārbaudīt: laiks, kļūdu skaits, atbildes ātrums.
- Palaidiet mazu pilotu ar cilvēka pārbaudi katram rezultātam.
- Salīdziniet pirms un pēc, un tikai tad izlemiet, vai paplašināt.
Ja pēc pilota rezultāts nav izmērāms, tas ir pietiekams iemesls apstāties.
Gatavs produkts vai individuāls risinājums
Ja uzdevums ir standarta, ātrāk un lētāk ir lietot gatavu produktu. Mūsu produkti ir FDesk ienākošo pieteikumu un e-pastu apstrādei un DeskVoice telefona asistentam. Individuāla automatizācija ir pamatota, ja process ir specifisks vai jāsavieno vairākas sistēmas. Tad to veidojam ap jūsu datiem un integrācijām.
Trīs ilustratīvi piemēri
Šie nav klientu gadījumi, bet scenāriji, kā tiek vērtēta atmaksāšanās.
Piemērs 1: ienākošie e-pasti. Mazs uzņēmums katru dienu saņem pieprasījumus dažādās tēmās. AI tos iedala pa tēmām un sagatavo atbildi, ko cilvēks pārskata. Ietaupījums ir laiks šķirošanai un pirmās atbildes sagatavošanai. Risks ir nepareiza atbilde, tāpēc nosūta cilvēks.
Piemērs 2: zvani ārpus darba laika. Asistents pieņem zvanu, noskaidro vajadzību un atstāj ziņu atbildīgajam. Ietaupījums ir neatbildēti zvani. Risks ir klients, kurš grib runāt ar cilvēku, tāpēc vajag viegli pieejamu pārsūtīšanu.
Piemērs 3: sarunbots visu zināšanai. Uzņēmums grib botu, kas atbild uz jebkuru jautājumu, bet satura nav sakārtots. Rezultāts ir nepareizas atbildes un zaudēta uzticība. Šeit pirmais solis nav AI, bet zināšanu sakārtošana.
Kopīgais: atmaksājas, ja darbs ir atkārtojams un kļūdu var uztvert. Neatmaksājas, ja AI jāaizpilda tukšums procesā.
Ko darīt nākamajā nedēļā
Pierakstiet piecus darbus, ko komanda dara katru nedēļu un kas atkārtojas. Pie katra atzīmējiet, cik laika tas aizņem, cik skaidri ir noteikumi un cik dārga ir kļūda. Darbs ar daudz laika, skaidriem noteikumiem un lētu kļūdu ir labākais kandidāts pilotam. Ja neviens darbs neatbilst, AI jums šobrīd nav prioritāte, un tā ir derīga atbilde.
Lēmuma noteikums
- Ja darbs atkārtojas, ir skaidri noteikumi un rezultātu var pārbaudīt, AI ir vērts izmēģināt.
- Ja process nav sakārtots, vispirms sakārtojiet to.
- Ja kļūda ir dārga vai dati nedrīkst atstāt ES, plānojiet cilvēka pārbaudi un ES datu apstrādi no paša sākuma.
- Ja nevarat nosaukt rezultātu, ko mērīsiet, projektu nesāciet.
Ja vēlaties izvērtēt, kur AI jūsu uzņēmumā var dot ieguvumu, apskatiet AI automatizācijas risinājumus. Apspriest AI projektu.
